プライバシーポリシー

当社は、当社の業務を円滑に行うため、お客様の氏名、住所、電話番号、Eメールアドレス等の情報を取得・利用させて頂いております。当社は、これらのお客様の個人情報（以下「個人情報」といいます）の適正な保護を重大な責務と認識し、この責務を果たすために、次の指針のもとで個人情報を取り扱います。
具体的には、以下の事項を遵守いたします。

1. 個人情報に適用される個人情報の保護に関する法律その他の関係法令をおよび関係ガイドラインを遵守するとともに、一般に公正妥当と認められる個人情報の取扱いに関する慣行に準拠し、適切に取り扱います。また、適宜、取扱いの改善に努めます。
2. 個人情報の取扱いに関する規程を明確にし、従業員に周知徹底します。また、取引先等に対しても適切に個人情報を取り扱うよう要請します。
3. 個人情報の取得に際しては、利用目的を特定して通知または公表し、その利用目的の範囲内で個人情報を取り扱います。
4. 個人情報の取扱いの全部または一部を利用目的の達成に必要な範囲内において第三者に委託することに伴い、お客様の個人情報を当該委託先に提供する場合には、当該委託先において個人情報の十分な保護がなされていることを確認した上で個人情報の保護に関する契約を締結し、適切な措置を講じます。
5. 個人情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止するため、必要な対策を講じて適切な管理を行います。
6. 当社の開示対象個人情報に関しまして、お客様ご本人から開示、訂正、削除、利用停止等の依頼をお受けした場合は、誠意をもって対応します。

当社は、事業を行うことに伴い、事業遂行上必要となる個人情報（※）を取得し、下記の目的でそれぞれ利用させていただきます。

※当社が取り扱う個人情報は、以下①〜③のとおりです。また、①〜③に掲げるほか、第三者からの業務受託により個人情報を取得する場合があります。

• ① 「eHills Club入会申込書」などに記載された会員情報
• ② 会員が利用者として登録した者の個人情報
• ③ 各種イベント、キャンペーン等の応募者情報

当社が直接書面等により取得する個人情報は開示対象個人情報に該当する場合があります。
また、利用目的を変更する場合には改めてご本人にWEB、郵送や電話にて利用目的を通知し同意を得た上で変更させていただきます。

【会員】

1. 当社の会員サイト（eHills Club）の運営・管理
2. eHills Clubの会員サービスの提供（※）、アフターサービス、お問合せ対応
3. 当社が主催・共催・協賛・後援・協力する催事へのご招待、ご案内、季節のご挨拶のご送付
   景品の発送、お問合せ対応、その他関連業務
   会員様向けのイベント、お得な情報、キャンペーン情報のお知らせ
4. 当社事業に伴うマーケティング調査
   事業活動の一環としての商品・サービス企画等のための統計データの作成
5. その他当社事業に伴う業務の実施
6. （1）〜（5）に付随する関連業務、お問合せ対応

※以下の会員サービスを利用するためには、eHills Clubへの入会が必要です。
来訪者登録システム、空調Webシステム、申請ポータル、貸出施設予約システム、エネルギーWebシステム、ビル被災情報サイト、売上管理システム

「開示対象個人情報」に関する事項

「日本工業規格JISQ15001」個人情報保護マネジメントシステムの要求事項に基づき、以下に弊社の開示対象個人情報に関する事項を「公表」いたします。

• ① 事業者名：イーヒルズ株式会社
• ② 個人情報保護管理者：個人情報保護管理者　事務局長
  連絡先：03-6406-6830
• ③ 全ての開示対象個人情報の利用目的について
  

  【お客様に関する個人情報】
  当社の会員サイト（eHills Club）の運用・管理におけるお客様への問合せに対応するため

  【お取引先に関する個人情報】
  お取引先様との連絡、協力、契約の履行に対応するため

  【従業員に対する開示対象個人情報】
  社員等従事者の個人情報を、雇用管理、人事管理等に対応するため

  【当社へお問合せされた皆様への開示対象個人情報】
  電話、メール等のお問合せに対応するため

• ④ 開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
  

  《受付窓口》
  〒106-0032　東京都港区六本木6-7-6　六本木アネックス　103号室
  イーヒルズ株式会社　個人情報問合せ・相談窓口係
  電話　03-6406-6830
  FAX　 03-6406-9378
  電子メール　kojinjyoho@ehills.co.jp
  なお、受付時間は平日(当社の休業日を除きます)の午前10時から午後5時までとなります。

• ⑤ 当社の所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
  

  【当社の所属する認定個人情報保護団体】
  一般財団法人　日本情報経済社会推進協会
  認定個人情報保護団体事務局
  〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル
  0120-700-779（フリーダイヤル）

• ⑥ 開示等に求める手続き
  

  弊社では次の手順で個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去をいいます）の求めに対応いたします。

  1. 当社所定の用紙にご記入の上、次までご郵送いただくか、ご持参をお願い致します。
     

     《受付窓口》
     〒106-0032　東京都港区六本木6-7-6　六本木アネックス　103号室
     イーヒルズ株式会社　個人情報保護管理者　事務局長
     連絡先：03-6406-6830

  2. 本人確認のため、当社指定の個人情報確認書類を (1) とともにご郵送いただくか、ご持参をお願い致します。
  3. 代理人の方が手続きをされる場合には (1) (2) に加え、次の書類もご郵送いただくか、ご持参をお願い致します。
     
     • 代理を示す旨の委任状
     • 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
  4. 開示対象個人情報の利用目的の通知と開示については、１回の申請毎に800円の郵送手数料（郵便切手、郵便為替）が必要です。

当社は、お客様からご提供いただいた個人情報の取扱いに関しては、以下のとおり、個人情報保護管理者を置き、適切かつ厳重な管理を行い、個人情報の正確性を保つことに努めます。また、外部への流出防止および外部からの不正アクセス等の危険に対して、個人情報保護規程および関連規程に基づき、必要かつ適切なレベルの安全対策を実施し、お客様の個人情報の安全管理に努めます。
当社は、法令で定められた保存期間が経過した場合、またはお客様の個人情報を取り扱う必要がなくなった際には、速やかにお客様の個人情報を廃棄します。

(1) 基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保について組織として取り組み、お客様に対して質問および苦情処理の窓口をお知らせするために、本プライバシーポリシーを策定しております。

(2) 個人データの取扱いにかかる規律の整備

取り扱う個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人データの具体的な取扱いにかかる規律として取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を整備します。

(3) 組織的安全管理措置

• ① 組織体制の整備
  安全管理措置を講ずるための組織体制を整備します。
• ② 個人データの取扱いに係る規律に従った運用
  あらかじめ整備された個人データの取扱いにかかる規律に従って個人データを取り扱います。
  なお、必要に応じ、整備された個人データの取扱いに係る規律に従った運用の状況を確認するため、システムログまたは利用実績を記録します。
• ③ 個人データの取扱状況を確認する手段の整備
  個人データの取扱い状況を確認するための手段を整備します。
• ④ 漏えい等の事案に対応する体制の整備
  漏えい等の事案の発生または兆候を把握した場合に適切かつ迅速に対応するための体制を整備します。
  なお、漏えい等の事案が発生した場合、個人情報保護責任者は二次被害の防止、類似事案の発生防止等の観点から、各国の法制度に応じて本人または当局に通知し、事案に応じて事実関係および再発防止策等を早急に公表します。
• ⑤ 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
  個人データの取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直しおよび改善に取り組みます。

(4) 人的安全管理措置

• ① 従業者の教育
  従業者に、個人データの適正な取扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行います。

(5) 物理的安全管理措置

• ① 個人データを取り扱う区域の管理
  個人情報データベース等を取り扱うサーバーやメインコンピュータ等の重要な情報システムを管理する区域およびその他の個人データを取り扱う事務を実施する区域について、それぞれ適切な管理を行います。
• ② 機器及び電子媒体等の盗難等の防止
  個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するために、適切な管理を行います。
• ③ 電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
  個人データが記録された電子媒体または書類等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう、安全な方策を講じます。
• ④ 個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
  個人データを削除しまたは個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合は、復元不可能な手段で行います。
  また、個人データを削除した場合、または、個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄した場合には、必要に応じて、削除または廃棄した記録を保存します。また、それらの作業を委託する場合には、必要に応じて、委託先が確実に削除または廃棄したことについて証明書等により確認します。

(6) 技術的安全管理措置の概要

• ① アクセス制御
  担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するために、適切なアクセス制御を行います。
• ② アクセス者の識別と認証
  個人データを取り扱う情報システムを使用する従業者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証します。
• ③ 外部からの不正アクセス等の防止
  個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用します。
• ④ 情報システムの使用に伴う漏えい等の防止
  情報システムの使用に伴う個人データの漏えい等を防止するための措置を講じ、適切に運用します。

(7) 外的環境の把握

日本以外の国において個人データを取り扱う場合、当該国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

当社は、ご本人の同意がない限り、次に掲げる場合を除き個人情報を第三者へ提供いたしません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要である場合であって、本人の同意を得る事が困難であるとき。

また、上記の場合を除き、第三者提供を行う場合は改めてご本人に通知し、同意を得た上で行います。

当社では、ウェブサイト上のサービスを提供するにあたって、クッキーやアクセスログ等を適切な範囲で収集しております。また、各種資料請求、アンケートなどにおいて、お客様にその内容をご確認頂いた上で、個人情報をお伺いすることがあります。お伺いした情報の取扱いを、第三者に委託する場合があることを、あらかじめご了承ください。（例えば、当サイトの制作を委託した会社に、アクセスログ等の情報を知らせる、あるいは配送等を依頼した会社にお客様の名前・宛先等を知らせる場合等がございます。） 当社は、以上の方針を改定することがあり、その場合すべての改定は当サイトで通知いたします。

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